Tης Στέλας Μικράκη

Θέλετε να οργανώσετε την καθημερινότητά σας, ώστε να μην ξεχνάτε ραντεβού, προθεσμίες, υποχρεώσεις;

Θέλετε να ταξινομήσετε και να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας, να καταγράψετε τους πελάτες σας, να διαχειριστείτε τα project, να συνεργαστείτε και να έχετε πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα σας από τον υπολογιστή ή το κινητό, οπουδήποτε και αν είστε;

Σε όλους μας έχει συμβεί να ξεχάσουμε πού έχουμε αποθηκεύσει ένα χρήσιμο αρχείο, να χάσουμε τηλέφωνα, επαφές, αρχεία, φωτογραφίες, να ξεχάσουμε γενέθλια φίλων, να χάσουμε το κινητό μας, να χαλάσει ο υπολογιστής στο γραφείο, να ξεχάσουμε τι έχουμε υποσχεθεί σε έναν πελάτη…

Όχι πια! Στις μέρες μας υπάρχουν δωρεάν εργαλεία στο cloud που θα αλλάξουν τον τρόπο που κάνετε τα πράγματα μέχρι σήμερα.

Οι εφαρμογές (apps) είναι προσβάσιμες από οπουδήποτε και μέσω οποιασδήποτε συσκευής έχει πρόσβαση στο Ίντερνετ. Τα στοιχεία που ανεβάζετε είναι ασφαλή, μπορείτε να τα μοιραστείτε με όποιον θέλετε ή να τα κρατήσετε ιδιωτικά.

Έχω επιλέξει τα 18 κορυφαία online εργαλεία που έχω δοκιμάσει και με έχουν βοηθήσει να καταργήσω την αποθήκευση στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή μου ή στο flash drive, να πετάξω τις παραδοσιακές ατζέντες και ημερολόγια, καθώς και τους χειρόγραφους φακέλους των project με τα οποία ασχολούμαι.

Όλες οι εφαρμογές έχουν iPhone/iPad και Android Apps, είναι δωρεάν και καλύπτουν τις ανάγκες ενός ιδιώτη, επαγγελματία ή μικρομεσαίας επιχείρησης που θέλει να οργανωθεί, να αυξήσει την παραγωγικότητα και να αποθηκεύσει όλες τις σημαντικές πληροφορίες.

Ξεχάστε λοιπόν τα Post It και τα χαρτάκια που κατακλύζουν το γραφείο σας, μπείτε στο cloud!

18 κορυφαία δωρεάν apps για να οργανώσετε την επιχείρησή σας

1) Google Drive

Ίσως έχετε ήδη δοκιμάσει το Google Drive αν έχετε Gmail, αφού με έναν λογαριασμό η Google σας δίνει πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες της.

Το Google Drive είναι η κορυφαία εφαρμογή αποθήκευσης, προβολής, επεξεργασίας εγγράφων, καθώς και συνεργασίας με άλλους, γιατί, πρώτα από όλα, σας προσφέρει δωρεάν 15GB αποθήκευσης.

Επίσης, σας δίνει τη δυνατότητα με την ενσωματωμένη εφαρμογή Google Docs να φτιάξετε κείμενα, αρχεία τύπου Excel, παρουσιάσεις, φόρμες και ερωτηματολόγια ερευνών, χωρίς να χρειαστεί να αποθηκεύσετε τίποτα στον υπολογιστή σας. Όλα γίνονται online και αποθηκεύονται αυτόματα.

2) Evernote

Το Evernote είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία παγκοσμίως, με σχεδόν απεριόριστες δυνατότητες και χρήσεις.

Σας επιτρέπει να κρατάτε σημειώσεις για οτιδήποτε θελήσετε, να ανεβάσετε αρχεία, να συνεργαστείτε σε ομάδες, να κρατήσετε τα αγαπημένα σας URL (bookmarks), να κάνετε ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, να λάβετε υπενθυμίσεις.

Ακόμα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Evernote ως εφαρμογή CRM, project management, διευθυνσιογράφο κ.λπ.

Θέλετε να καταγράψετε τις συνταγές σας, τα cd ή να οργανώσετε την καθημερινότητά σας; Το Evernote είναι κατάλληλο για ό,τι φανταστείτε.

3) Workflowy

To Workflowy είναι ένα πολύ απλό αλλά αποτελεσματικό δωρεάν εργαλείο καταγραφής σκέψεων, υποχρεώσεων, εργασιών κ.λπ. που με έχει ενθουσιάσει.

Επιβεβαιώνει ότι δεν είναι ανάγκη μια εφαρμογή να έχει σύνθετες λειτουργίες για να είναι ολοκληρωμένη και χρήσιμη. Το Workflowy είναι σαν μια λευκή σελίδα χαρτί, όπου φτιάχνετε τις δικές σας ιεραρχικές λίστες, με υπολίστες και λέξεις-κλειδιά (tags).

Το λιτό περιβάλλον χρήστη σας επιτρέπει να συγκεντρωθείτε σε αυτό που γράφετε εκείνη τη στιγμή, χωρίς να αποσπάται η προσοχή σας. Επιπλέον, το Workflowy σας στέλνει μια καθημερινή ειδοποίηση με email για να μην ξεχνάτε ποτέ τίποτα.

4) Asana

Το Asana έχει παρόμοιες δυνατότητες και λειτουργίες με το Evernote, μπορεί δηλαδή να κάνει σχεδόν τα πάντα.

Προσωπικά το προτιμώ, ίσως γιατί έχω συνηθίσει περισσότερο το περιβάλλον χρήστη, αλλά και επειδή δίνει απεριόριστο χώρο για tasks (εργασίες) και αποθήκευση συνημμένων αρχείων. Επίσης συνδέεται εύκολα με το Google Drive.

Το Asana σας βοηθάει να μετατρέψετε ένα email που έχετε λάβει σε task, απλά προωθώντας το σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση.

Μπορείτε να το συγκρίνετε μόνοι σας με το Evernote και να δείτε τι σας ταιριάζει καλύτερα.

5) Podio

Το Podio είναι επίσης μια πολύ αγαπημένη μου εφαρμογή. Για εμένα είναι η κορυφαία.

Χωρίς να υπερβάλλω, το Podio σας επιτρέπει να φτιάξετε δωρεάν το δικό σας software με βάση δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι, χωρίς να έχετε γνώσεις προγραμματισμού, μπορείτε να αναπτύξετε την εφαρμογή που ταιριάζει ακριβώς στις ανάγκες της επιχείρησής σας, όπως για παράδειγμα CRM, Project Management, διευθυνσιογράφο, online συνεργασία, παρακολούθηση πωλήσεων, διαχείριση καινοτομίας και νέων ιδεών, μαθητολόγιο,  ημερολόγιο, έρευνα-ερωτηματολόγιο, εσωτερικό πληροφοριακό δίκτυο (intranet) επιχείρησης, διαχείριση ανθρώπινων πόρων κ.λπ.

Έχει όλα τα εργαλεία για να φτιάξετε τις δικές σας φόρμες καταγραφής στοιχείων, και τα αντίστοιχα reports, και μάλιστα με πλήρη προσαρμογή των φορμών στα ελληνικά.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για συνεργασία ακόμα και με τους πελάτες σας, για να στήσετε τη δική σας εφαρμογή, για να οργανώσετε την επιχείρησή σας από άποψη διαδικασιών, διαχείρισης προσωπικού, αποθήκευσης προτύπων εγγράφων κ.λπ.

Το Podio έχει δωρεάν έτοιμες εφαρμογές, που έχουν φτιάξει άλλα μέλη της ζωντανής κοινότητας του Podio, τις οποίες μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να προσαρμόσετε 100% ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Έχοντας προσωπικά φτιάξει πολλές εφαρμογές στο Podio, θεωρώ ότι είναι το κορυφαίο δωρεάν εργαλείο οργάνωσης, επικοινωνίας και παραγωγικότητας.

6) WeTransfer

Χωρίς να χρειάζεται να εγγραφείτε ή να κάνετε login, το WeTransfer αποστέλλει σε όποιο email επιλέξετε ένα ή περισσότερα αρχεία συνολικού μεγέθους έως 2GB.

Το WeTransfer δημιουργεί ένα link και το στέλνει στον παραλήπτη. Το link για download των αρχείων είναι διαθέσιμο για 10 ημέρες.

Έτσι δεν επιβαρύνετε τα email σας με μεγάλα συνημμένα αρχεία και παράλληλα δεν χρειάζεται να έχετε μαζί σας flash drive για να αντιγράψετε αρχεία στον υπολογιστή του πελάτη σας.

7) Dropbox

Στο DropBox θα αποθηκεύσετε αρχεία συνολικού μεγέθους μέχρι 2GB (στη δωρεάν έκδοση). Έχει ένα μινιμαλιστικό περιβάλλον χρήστη, που κάνει πολύ εύκολη την αποθήκευση, κατέβασμα (download) και συνεργασία μεταξύ διαφορετικών χρηστών.

Είναι πολύ δημοφιλές διεθνώς, και διασυνδέεται εύκολα με άλλες εφαρμογές, που χρησιμοποιούν το DropBox ως αποθηκευτικό μέσο για έγγραφα, φωτογραφίες, μουσική και άλλα αρχεία.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και για backup του υπολογιστή σας, αν σας αρκεί ο αποθηκευτικός χώρος, διαφορετικά θα επιλέξετε το Google Drive ή άλλες εφαρμογές που παρουσιάζω παρακάτω.

8) Box

Αυτήν την περίοδο και μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου, το Box, άλλη μια εφαρμογή online αποθήκευσης και συνεργασίας, δίνει δωρεάν χώρο 50GB σε όσους κατεβάσουν την εφαρμογή για iPhone-iPad, και 10GB  για Android. Τον χώρο αυτόν θα τον έχετε διαθέσιμο στη συνέχεια από όπου και αν συνδεθείτε. Αν εγγραφείτε online θα έχετε μόλις 5GB.

Το Box σας επιτρέπει επίσης να μοιραστείτε μεγάλα αρχεία, τα οποία δεν μπορείτε να στείλετε μέσω email, μέσω ενός απλού link.

Δεδομένης αυτής της προσφοράς για 50GB, είναι η απόλυτη επιλογή έναντι του DropBox.

9) Hootsuite

Το «μυστικό» των social media marketers για τη διαχείριση των Facebook, Twitter, LinkedIn και άλλων social media είναι το Hootsuite. Σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τις δημοσιεύσεις στα social media assets της επιχείρησής σας και να αναλύσετε τα αποτελέσματα.

Είναι απαραίτητο εργαλείο οργάνωσης, διαχείρισης και ανάλυσης της πορείας σας στα social media, που σας βοηθάει να βρείτε ιδέες για δημοσιεύσεις (status updates, tweets), να προγραμματίσετε ποσταρίσματα ακόμα και τις ώρες που δεν δουλεύετε, να δείτε στατιστικά στοιχεία των σελίδων σας κ.ά.

Πολλοί το χρησιμοποιούν σε συνδυασμό με το Buffer.

10) Buffer

Το Buffer έχει παρόμοια χρήση με το Hootsuite. Το Buffer είναι παραδοσιακά πολύ δημοφιλές μεταξύ των επαγγελματιών χρηστών του Twitter, αλλά ενσωματώνει και άλλα social media.

Θα σας βοηθήσει στο social media marketing της επιχείρησής σας, στη διαχείριση της φήμης, στην αλληλεπίδραση (engagement) των ακολούθων σας, και στην ανάλυση των επιδόσεων της επιχείρησής σας στα κοινωνικά δίκτυα.

Με το Buffer μπορείτε να στέλνετε αυτόματα tweets τις ώρες που σας παρακολουθούν οι περισσότεροι followers.

11) GetResponse

Η λύση για email marketing με όλες τις δυνατότητες που χρειάζεται ένας επαγγελματίας είναι το GetResponse. Σημειώνω εδώ ότι το GetResponse δεν είναι δωρεάν, προσφέρει όμως δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών, και στη συνέχεια έχει τις καλύτερες τιμές που έχω δει, ανάλογα με τον αριθμό των email που έχει η λίστα σας.

Από τις δεκάδες εφαρμογές email marketing που έχω αναζητήσει και δοκιμάσει, δεν έχω βρει κάποια δωρεάν που να συνδυάζει ικανοποιητικό αριθμό email, μεγάλη ευκολία στη χρήση, υποστήριξη email και φορμών εγγραφής στα ελληνικά και λειτουργίες αυτοματοποίησης, όπως είναι τα autoresponders. Γι’ αυτό και είναι η μοναδική επί πληρωμή εφαρμογή από τις 18 που αναφέρω σε αυτό το άρθρο.

Τελικά, αν κάποιος θέλει να έχει επαγγελματικά αποτελέσματα στο email marketing, προτείνω ανεπιφύλακτα το GetResponse.

12) FreshDesk

Αν χρειάζεστε ένα δωρεάν helpdesk για την υποστήριξη των πελατών σας μέσω διαχείρισης αιτημάτων (tickets), το Freshdesk θα σας λύσει τα χέρια.

Και αυτή η εφαρμογή λειτουργεί δωρεάν στο cloud, με αποτέλεσμα να μη χρειάζεται να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε ειδικό software.

Είναι πολύ απλό στη χρήση, εκμηδενίζει την πιθανότητα λάθους ή διπλής απάντησης σε αίτημα πελάτη, αυξάνει την ταχύτητα εξυπηρέτησης πελατών, και διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία reporting και γνωσιακής βάσης (knowledge base).

13) Insightly

Το Insightly είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο που αναβαθμίζει το παραδοσιακό CRM σε social CRM.

Σας δίνει τη δυνατότητα να έχετε τη διαχείριση πελατών σας σε ένα σημείο και να αντλείτε στοιχεία των πελατών σας από τα κοινωνικά τους προφίλ, όπως π.χ. από το Facebook και το LinkedIn.

Έτσι διαχειρίζεστε τις επαφές σας με «πλούσια» προφίλ, ενώ παράλληλα έχετε μέσα στο Insightly εφαρμογή διαχείρισης έργων (project management).

Το Insightly συνδέεται με το MailChimp για λειτουργίες email marketing.

14) Feedly

Το Feedly είναι ένα από τα πιο δημοφιλή RSS Reader, μετά την απόσυρση της αντίστοιχης εφαρμογής που διέθετε το Google (Google Reader).

Με το Feedly μπορείτε να παρακολουθείτε τα site που σας ενδιαφέρουν, να παραμένετε ενημερωμένοι για κάθε νέο άρθρο που δημοσιεύουν, χωρίς να επισκέπτεστε όλες αυτές τις πηγές.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διαβάζετε ειδήσεις, να παρακολουθείτε ανταγωνιστικά site, να ενημερώνεστε από τα αγαπημένα σας blog, να λαμβάνετε εγκαίρως τις εξελίξεις στον κλάδο σας κ.λπ.

RSS σημαίνει Real Simple Syndication, και είναι ένας εναλλακτικός τρόπος διανομής περιεχομένου, τον οποίον υποστηρίζουν οι περισσότερες ιστοσελίδες, με σκοπό να ενημερώνουν τους αναγνώστες τους για νέες δημοσιεύσεις.

15) Drivemarks

Αν χρησιμοποιείτε το Evernote, θα μπορείτε εκεί να αποθηκεύετε τις αγαπημένες σας σελίδες (bookmarks ή favorites). Αν όμως χρησιμοποιείτε το Google Drive σε συνδυασμό με το Google Chrome για περιήγηση στο Ίντερνετ, μια καλή επιλογή είναι το Drivemarks.

Το Drivemarks σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε πολύ εύκολα τις αγαπημένες σας σελίδας σε ένα ξεχωριστό φάκελο στο Google Drive.

Έτσι, είτε μπαίνετε στο Ίντερνετ από διαφορετικούς υπολογιστές είτε χαλάσει κάποια στιγμή ο υπολογιστής σας, δεν θα χάσετε τις αγαπημένες σας ιστοσελίδες.

16) Cyfe

Το Cyfe είναι ένα dashboard (πίνακας ελέγχου), που συγκεντρώνει σε ένα σημείο δεδομένα από εφαρμογές που δουλεύετε.

Τέτοιες εφαρμογές μπορεί να είναι email, analytics, διαχείρισης πωλήσεων, RSS, Google AdWords, κοινωνικά δίκτυα κ.λπ.

Το Cyfe αναλαμβάνει να αντλήσει όλα τα πρόσφατα δεδομένα από τις εφαρμογές αυτές και να σας τα παρουσιάσει σε μία σελίδα. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ολοκληρωμένη εικόνα του τι γίνεται, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε login σε καθεμία από τις αγαπημένες σας εφαρμογές.

17) Mega

Το Mega είναι άλλη μια επιλογή αποθήκευσης που δίνει 50GB χώρο στους server της εταιρίας. Είναι πολύ καλό αν θέλετε να παίρνετε τακτικό backup των αρχείων σας ή να κρατήσετε τις φωτογραφίες σας στο cloud.

Στη δωρεάν έκδοση, θα πρέπει να έχετε αρκετή υπομονή ή να το αφήσετε να «τρέχει» όλο το βράδυ, καθώς το bandwidth είναι περιορισμένο, με αποτέλεσμα να είναι πολύ χαμηλή η ταχύτητα που ανεβάζει (upload) τα αρχεία.

18) Zapier

Τέλος, το Zapier είναι ένα εργαλείο αυτοματισμού, που κάνει τις cloud εφαρμογές να «μιλούν» η μία στην άλλη.

Με το Zapier μπορείτε να διασυνδέσετε τις παραπάνω και άλλες εφαρμογές, έτσι ώστε αν γίνεται κάτι στη μία, αυτόματα να δημιουργείται κάτι στην άλλη. Παράδειγμα, όταν έρχεται ένα email στο Gmail, τότε αυτό αποθηκεύεται αυτόματα στο Evernote, ή όταν δημιουργείται ένα task στο Asana, τότε αυτό προστίθεται αυτόματα στο Google Calendar.

Πολύ καλό εργαλείο, που σας επιτρέπει μέχρι 5 διασυνδέσεις εφαρμογών και μέχρι 100 εκτελέσεις το μήνα στη δωρεάν έκδοση.

Δωρεάν εργαλεία οργάνωσης και παραγωγικότητας

Όλα τα παραπάνω δωρεάν εργαλεία στο cloud έχουν και επί πληρωμή πακέτα συνδρομών, ανάλογα με τον αριθμό των χρηστών, τα GB χώρου αποθήκευσης ή άλλα χαρακτηριστικά.

Ως ολοκληρωμένες cloud εφαρμογές, έχουν αναλυτικές οδηγίες χρήσης και video tutorial στα site τους αλλά και στο YouTube.

Δοκιμάστε τα και συνδυάστε τα, έτσι ώστε τελικά να επιλέξετε εκείνα που σας ταιριάζουν. Καλό είναι να περιοριστείτε σε 1 έως 3, καθώς η καλή οργάνωση υπαγορεύει τη συγκέντρωση των πληροφοριών σε όσο το δυνατόν λιγότερα σημεία.

Έτσι θα μειώσετε το άγχος σας και θα εκμηδενίσετε τις πιθανότητες να χάσετε τα δεδομένα σας ή να ξεχάσετε τα ραντεβού σας.

Επιπλέον, θα μειώσετε την ώρα που αφιερώνετε καθημερινά σε μη παραγωγικές εργασίες, και θα έχετε περισσότερο χρόνο για τους πελάτες σας.

Όσοι από εσάς έχετε θέμα αναβλητικότητας ή έχετε φορτώσει με πάρα πολλές υποχρεώσεις την καθημερινότητά σας, δεν είστε μόνοι, αλλά μην ξεγελιέστε: τα cloud apps δεν θα το αλλάξουν αυτό. Πρώτα χτίστε μια γερή βάση, για να αποδώσουν τα εργαλεία στη συνέχεια.

Καλή οργάνωση!

Ο λόγος σε εσάς: Ποια εφαρμογή χρησιμοποιείτε; Υπάρχει κάποια, εκτός από τις παραπάνω, που προτιμάτε;

[gn_divider top=”1″]